人事情報システムの専門団体であるIHRIM（International Association for Human Resource Information Management）が公開する用語集によると、HRISは「人事管理に必要な情報を収集・保存・維持・検索するために使われるシステム（群）」と定義される。同用語集は、HRISが一般的に含む構成要素として、①従業員データの作成・参照・更新・削除（CRUD）を行うトランザクション機能、②給与・報酬・福利厚生の管理機能、③データ分析・レポーティング機能、④Webブラウザ経由でのワークフローやセルフサービスを支えるアプリケーション、の4つを挙げている。また、組織によってはハードウェアやネットワークインフラまでをHRISの範囲に含める場合もあると説明しており、範囲は組織ごとに異なるとしている。